Elektronische Rechnungen: Zweites Schreiben des Bundesfinanzministeriums

| Seit 2025 ist (begleitet von Übergangsvorschriften) bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) zu verwenden. Ein erstes Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu dem Thema datiert vom 15.10.2024. Ein Jahr später wurde nun ein zweites Schreiben veröffentlicht. |

Übergangsregelungen

Nach § 14 Abs. 1 S. 3 Umsatzsteuergesetz (UStG) ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Beachten Sie | Für die Ausstellung von E-Rechnungen sind nach den Vorgaben des § 27 UStG Übergangsregeln nutzbar: Der allgemeine Übergangszeitraum beträgt zwei Jahre (Pflicht ab 2027). Drei Jahre gelten für Unternehmer mit einem Gesamtumsatz von bis zu 800.000 EUR im Jahr 2026.

Fehlerarten

In dem neuen Schreiben geht das Bundesfinanzministerium insbesondere auf mögliche Fehler ein und unterscheidet drei Arten von Fehlern.

Formatfehler

Formatfehler liegen vor, wenn die Rechnungsdatei nicht den zulässigen Syntaxen bzw. deren technischen Vorgaben entspricht oder in den Fällen des § 14 Abs. 1 S. 6 Nr. 2 UStG keine richtige und vollständige Extraktion zulässt.

Beachten Sie | Eine Datei, die wegen Formatfehlern die Anforderungen an das strukturierte elektronische Format einer E-Rechnung nicht erfüllt, stellt eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format dar.

Geschäftsregelfehler

Sogenannte Geschäftsregelfehler liegen vor, wenn die Rechnungsdatei gegen die für dieses E-Rechnungsformat gültigen Geschäftsregeln verstößt. Geschäftsregeln sind technische Vorschriften zur Überprüfung der logischen Abhängigkeiten der in einer E-Rechnung enthaltenen Informationen.

Geschäftsregelfehler können sich beispielsweise dadurch ergeben, dass die in einer Rechnung enthaltenen Informationen unvollständig sind (z. B. keine Angabe im Pflichtfeld „BT-10 Buyer reference“ in einer XRechnung).

Beachten Sie | Betrifft der Geschäftsregelfehler nicht die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben der §§ 14 Abs. 4 und 14a UStG (z. B. vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers sowie das Ausstellungsdatum), sondern andere Inhalte, ist dies umsatzsteuerlich unbeachtlich.

Inhaltsfehler

Inhaltsfehler liegen vor, wenn gegen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben der §§ 14 Abs. 4 und 14a UStG verstoßen wird. In diesen Fällen liegt eine nicht ordnungsgemäße Rechnung vor.

Validierung

Das Bundesfinanzministerium führt aus, dass etwaige Fehler mit einer geeigneten Validierungsanwendung überprüft werden können.

Eine Validierung der E-Rechnung ersetzt aber nicht die dem Empfänger obliegende Pflicht zur Überprüfung der Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit, sondern unterstützt ihn hierbei.

Ein Unternehmer kann sich bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns auf das technische Ergebnis einer Validierung (hinsichtlich des Formats und der Geschäftsregeln) durch eine geeignete Validierungsanwendung verlassen. Zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren.

Aufbewahrung

Nach § 14b Abs. 1 UStG gilt umsatzsteuerlich, dass ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren hat. Dabei muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sein.

Bei einer E-Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Für umsatzsteuerliche Zwecke gilt, dass alleine wegen einer Speicherung und Archivierung von E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems kein Verstoß gegen § 14b Abs. 1 UStG und die Unversehrtheit des Inhalts vorliegt.

Quelle | BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Az. III C 2 - S 7287-a/00019/007/243, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 251120

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