Papierbelege digitalisieren

Solange es noch Papierdokumente gibt, spielt das Scannen solcher Dokumente eine große Rolle. Ob das Papier im Nachgang vernichtet werden darf (Aufbewahrungsfristen) ist eine Einzelfallentscheidung. Hierbei sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung genauso zu beachten, wie Vergaberichtlinien für öffentliche Mittel. Wenn z. B. Fördermittel aus den Töpfen der EU beantragt werden, so sind die zugrunde liegenden Belege und Dokumente im papierhaften Original aufzubewahren (und zwar länger als 10 Jahre).

Hier kommt es sicherlich auf das System an, welches diese Scans verwaltet. Gängig ist inzwischen das PDF. Aber auch das TIF wird zum Teil noch von Dokumentenmanagementsystem (DMS) vorzugsweise unterstützt.

Dies ist in aller Regel eine Frage der Perfomance (Geschwindigkeit). Farbe frisst mehr Speicher.

Vorzugsweise vertrauenswürdige Server (innerhalb Deutschlands, mindestens aber innerhalb der EU). Cloudlösungen bieten sich in aller Regel an.

Optical Character Recognition (Optische Zeichenerkennung) oder Texterkennung ist eine Technologie, die die Umwandlung unterschiedlicher Dokumente, wie beispielsweise gescannter Papierdokumente, PDF-Dateien oder Digitalbilder in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien ermöglicht. Das heißt aus einem gescannten Bilddokument erkennt der Computer den Text und macht ihn "weiterverarbeitbar" bzw. datenlesbar.

Viele Dienstleister und Lieferanten können Ihre Rechnungen inzwischen per E-Mail versenden. So können die Rechnung ohne Umweg über das Scannen in das jeweilige System "fliegen". Teilweise müssen Rechnungen aber noch in Papierform versendet werden, weil z. B. das Berufsrecht es so vorsieht (z. B. bei Steuerberater).