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Ehlers und Schaefer Telefon 04791 9602-0

Digitale Ablage

rechtssicher gestalten

Wie lange muss ich im digitalen Zeitalter aufbewahren?

Genauso lang, die im Papierzeitalter: 10 Jahre (bzw. 6 Jahre bei einigen Dokumenten)

Wie stelle ich sicher, dass das Datenformat noch 10 Jahre lesbar ist?

Hier sollte auf ein System gesetzt werden, welches es aller Wahrscheinlichkeit nach in 10 Jahre auch noch gibt, bzw. dessen Hersteller für eine Datentransformation bzw. -Migration garantiert. Gängige Formate, wie das PDF bzw. TIF wird es auch in den nächsten 10 Jahren noch geben. Namhafte Hersteller sorgen in aller Regel für eine Abwärtskompatibilität.

Wie stelle ich sicher, dass die Datenträger "halten"?

Aufgrund der steigenden Komplexität der EDV-Landschaft ist ein "selber drum kümmern" ein erhöhtes Risiko. Cloudlösungen auf deutschen bzw. innereuropäischen Servern mag in der heutigen Zeit sicherer sein, als selber auf DVDs, USB-Sticks oder externen Festplatten zu sichern. Es ist - wie so oft - eine Einzelfallentscheidung.

Wo lagern meine Daten?

Alle steuerrelevanten Daten, die außerhalb Deutschlands lagern, bedürfen für deren Lagerung der Zustimmung des Finanzamt.

Wer hat Zugriff auf meine digitalen Daten?

Auch hier spielt die Datensicherheit eine große Rolle (auch und gerade hinsichtlich der Datenschutzgrundverordnung).

Wie stelle ich sicher, dass auch nach meinem Abgang Zugriff auf die Daten besteht?

Es mag sinnvoll sein, Passwörter und Zugangsdaten zu hinterlegen (z. B. in einem Schließfach), so dass der Rechtsnachfolger - sofern gewünscht - Zugriff hat. Betriebliche Zugänge sollten immer mit Vertretungsregelungen versehen sein.

Karriere

Mit 20 zu jung, mit 30 zu familiär, mit 40 zu teuer, mit 50 zu alt – nicht bei uns!

Aufgrund der aktuellen Infektionslage ist ein Betreten der Kanzlei zur Zeit nicht möglich.

Umfangreichere Unterlagen werden nach Absprache im Windfang ausgetauscht.

Termine für Video- bzw. Telefonkonferenzen bitte absprechen. 

Vielen Dank für Ihre Zusammenarbeit und Ihr Verständnis.

Ihre

Andreas Schaefer und Jens Ehlers


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