Prozessberatung: Verfahrensdokumentation | Pflicht für Unternehmen

Wie lange muss ich im digitalen Zeitalter aufbewahren?

Genauso lang, die im Papierzeitalter: 10 Jahre (bzw. 6 Jahre bei einigen Dokumenten)

Wie stelle ich sicher, dass das Datenformat noch 10 Jahre lesbar ist?

Hier sollte auf ein System gesetzt werden, welches es aller Wahrscheinlichkeit nach in 10 Jahre auch noch gibt, bzw. dessen Hersteller für eine Datentransformation bzw. -Migration garantiert. Gängige Formate, wie das PDF bzw. TIF wird es auch in den nächsten 10 Jahren noch geben. Namhafte Hersteller sorgen in aller Regel für eine Abwärtskompatibilität.

Wie stelle ich sicher, dass die Datenträger "halten"?

Aufgrund der steigenden Komplexität der EDV-Landschaft ist ein "selber drum kümmern" ein erhöhtes Risiko. Cloudlösungen auf deutschen bzw. innereuropäischen Servern mag in der heutigen Zeit sicherer sein, als selber auf DVDs, USB-Sticks oder externen Festplatten zu sichern. Es ist - wie so oft - eine Einzelfallentscheidung

Wo lagern meine Daten?

Alle steuerrelevanten Daten, die außerhalb Deutschlands lagern, bedürfen für deren Lagerung der Zustimmung des Finanzamt.

Wer hat Zugriff auf meine digitalen Daten?

Auch hier spielt die Datensicherheit eine große Rolle (auch und gerade hinsichtlich der Datenschutzgrundverordnung)

Wie stelle ich sicher, dass auch nach meinem Abgang Zugriff auf die Daten besteht?

Es mag sinnvoll sein, Passwörter und Zugangsdaten zu hinterlegen (z. B. in einem Schließfach), so dass der Rechtsnachfolger - sofern gewünscht - Zugriff hat. Betriebliche Zugänge sollten immer mit Vertretungsregelungen versehen sein.

Der Umgang mit Corona bei Ehlers und Schaefer

Aufgrund des CORONA Virus CoVid19 ist ein Betreten der Kanzlei zur Zeit nicht möglich.

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Andreas Schaefer und Jens Ehlers

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