Dokumente
SCANNEN
Wichtiger Schritt für Digitalisierung

Scannen und Speichern von Dokumenten

Das Scannen von Papierdokumenten spielt eine zentrale Rolle in der Digitalisierung, wobei rechtliche Vorschriften über die Vernichtung der Originale entscheiden. PDF und TIF sind bevorzugte Formate, mit Überlegungen zu Farbe versus Schwarzweiß für Speicher und Geschwindigkeit. Sicherheit erfordert Speicherung auf EU-Cloud-Servern. OCR ermöglicht bearbeitbare, durchsuchbare Dateien und direkter E-Mail-Empfang von Rechnungen bietet eine Alternative zum Scannen, obwohl rechtliche Beschränkungen existieren.

Scannen
Scannen

Ausgezeichnet als eine von

59

Kanzleien in Deutschland

SPRECHEN SIE UNS BEI FRAGEN GERNE AN!

Kontakt Email versenden Kontakt und Anfahrt

FAQ's - Fragen und Antworten

Effizienzsteigerung im Dokumentenmanagement

Ersetzendes Scannen und Vernichten von Papier?

Antwort

Solange es noch Papierdokumente gibt, spielt das Scannen solcher Dokumente eine große Rolle. Ob das Papier im Nachgang vernichtet werden darf (Aufbewahrungsfristen) ist eine Einzelfallentscheidung. Hierbei sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung genauso zu beachten, wie Vergaberichtlinien für öffentliche Mittel. Wenn z. B. Fördermittel aus den Töpfen der EU beantragt werden, so sind die zugrunde liegenden Belege und Dokumente im papierhaften Original aufzubewahren (und zwar länger als 10 Jahre).

In welchem Format scannen?

Antwort

Hier kommt es sicherlich auf das System an, welches diese Scans verwaltet. Gängig ist inzwischen das PDF. Aber auch das TIF wird zum Teil noch von Dokumentenmanagementsystem (DMS) vorzugsweise unterstützt.

Farbig scannen?

Antwort

Dies ist in aller Regel eine Frage der Perfomance (Geschwindigkeit). Farbe frisst mehr Speicher.

Wo speichern?

Antwort

Vorzugsweise vertrauenswürdige Server (innerhalb Deutschlands, mindestens aber innerhalb der EU). Cloudlösungen bieten sich in aller Regel an.

OCR-Erkennung - was ist das?

Antwort

Optical Character Recognition (Optische Zeichenerkennung) oder Texterkennung ist eine Technologie, die die Umwandlung unterschiedlicher Dokumente, wie beispielsweise gescannter Papierdokumente, PDF-Dateien oder Digitalbilder in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien ermöglicht. Das heißt aus einem gescannten Bilddokument erkennt der Computer den Text und macht ihn "weiterverarbeitbar" bzw. datenlesbar.

Wie vermeide ich das Scannen meiner Rechnungen?

Antwort

Viele Dienstleister und Lieferanten können Ihre Rechnungen inzwischen per E-Mail versenden. So können die Rechnung ohne Umweg über das Scannen in das jeweilige System "fliegen". Teilweise müssen Rechnungen aber noch in Papierform versendet werden, weil z. B. das Berufsrecht es so vorsieht (z. B. bei Steuerberater).

Mehr zum Thema Digitalisierung
E-Rechnung

E-Rechnung

Digitale Abrechnungslösungen für reibungslose Buchhaltung und Steuervorteile.

Archivierung

Archivierung

Digitale Archivierung und Aufbewahrungspflichten

Automatisierte Buchhaltung

Automatisierte Buchhaltung

Voraussetzungen und Ihre Vorteile

Schlüsselprinzipien der GoBD

Schlüsselprinzipien der GoBD

Lückenlose Nachvollziehbarkeit von Buchführung bis Steuererklärung gemäß den GoBD.

KnowHow-Management

KnowHow-Management

Aufzeichnung von Arbeitsabläufen

Tax-Compliance

Tax-Compliance

Schutz für Unternehmen

Prozessberatung

Prozessberatung

Effektivität und Sicherheit von Prozessen

Verfahrensdokumentation für Unternehmen

Verfahrensdokumentation für Unternehmen

Erfüllung von rechtlichen Anforderungen, Effizienzsteigerung und transparente Prozesse.

Workflow

Workflow

aufzeichnen | vermitteln | durchführen

40 Jahre  Beratungskompetenz Individuelle Lösungen für Ihre steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Fragen
Schwerpunkt unserer Beratung sind die steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Aspekte Ihrer Unternehmungen. Durch unser Netzwerk von Rechtsanwälten, Spezialisten und Softwareherstellern sind wir in der Lage, Sie umfassend zu beraten. Wir sprechen Ihre Sprache. Digitale Kanzlei

Damit diese Karte sichtbar geschaltet werden darf, müssen die dafür benötigten Cookies von Ihnen erlaubt werden.

Alle Cookies erlauben
Top Digital
QM-System
Geprüftes Kanzleimanagement - Deutscher Steuerberaterverband e.V.
Arbeitgebersiegel 2021 Goldenes Q
OPEN COMPANY - kununu Zertifikat
TOP COMPANY -  kununu Zertifikat

Unsere Seite verwendet Cookies, um Ihnen das beste Ergebnis beim Besuch unserer Webseite bereitstellen zu können. Neben essenziellen Cookies, die immer gesetzt werden und für die Funktionalität der Seite sorgen, setzen wir auch nicht-essenzielle Analyse-Cookies und Cookies für Kartendienste ein. Mit diesen Cookies können wir Besucherstatistiken führen, damit wir unser Angebot optimieren und Ihnen das bestmögliche Erlebnis beim Besuch der Webseite ermöglichen können. Cookies für Kartendienste ermöglichen Ihnen unseren Standort einfach und schnell anhand einer Karte aufzufinden. Beim Einsatz von Cookies kann es zu Drittlandübermittlungen (z.B. USA) kommen. Mit Ihrer Einwilligung zur Nutzung von nicht-essenziellen Cookies willigen Sie zugleich gem. Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO in die Übermittlung in Drittländer ein. Sie können Ihre Einwilligungen jederzeit bearbeiten und mehr über die Cookies erfahren indem Sie hier klicken. Unser Datenschutz

Alle nicht-essenziellen Cookies deaktivieren Optionen einblenden Alle Cookies erlauben

Datenschutzeinstellungen

Cookie-Liste