Effektivität und Sicherheit von Prozessen

Bei der Prozessberatung geht es unter anderen darum, diese Fragen beantworten zu können bzw. zu überdenken, ob die zur Zeit gelebten Prozesse in einem Unternehmen (und gerade im Bereich der Finanzen und der Buchhaltung) effektiv, sicher und qualitativ hochwertig sind.

Oftmals sind in mittelständischen Unternehmen gewachsene Strukturen zu finden, die durch "Workarounds" geprägt sind - zum Teil Bastellösungen. Die große Gefahr: Wenn ein Baustein in dieser Lösung ausfällt (z. B. durch ein Update des Betriebssystems) bricht ein ganzer Prozess weg. Ursache ist häufig, dass sich über die digitalen Prozesse erst Gedanken gemacht wird, wenn dieser Prozess nicht mehr funktioniert.

Zu Papierzeiten konnten Akten in einem Raum oder Schrank verschlossen aufbewahrt werden. Die Funktionsweise und Aufbewahrung eines Schlüssel war jedem klar. Im digitalen Zeitalter ist es um ein Vielfaches schwieriger sichere Zugriffsstrukturen zu schaffen, um Unbefugten den Zugriff auf Daten zu verweigern. Auch hier gehört eine klare Regelung, deren technische Umsetzung und Überwachung zu einer Prozessberatung dazu.

Inzwischen gibt es viele Anbieter von Software, die einem eine datenschutzkonforme Aufbewahrung von Dokumenten aber auch Passwörtern ermöglichen. Eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Steuerberater (wenn es z. B. um die Anforderung der Unveränderbarkeit von steuerrelevanten Dokumenten geht) und einem Systemhaus, wenn es um alle anderen digitalen Zugriffe geht ist unabdingbar.